Innan man kan börja arbeta med BPSD-registret skrivs alltid ett avtal mellan verksamheten eller övergripande för hela kommunen och BPSD-registret. Avtalet skrivs oftast med socialchef, vård- o omsorgschef eller verksamhetschef. Genom avtalet bekräftas att beslutet om att arbeta med registret är förankrat på högre nivå inom verksamheten och att man tagit del av de bestämmelser som gäller för data som läggs in respektive tas ut.
Innan man kan börja arbeta med registret krävs också att man genomgått vår 2,5-dagars administratörsutbildning och behärskar att använda registret på tänkt sätt.
Se mer information om utbildningen på fliken “Ansluta en enhet”
BPSD-registret är ett kvalitetsregister för verksamheter som möter och vårdar personer med kognitiv sjukdom/demenssjukdom.
Majoriteten av användarna är demensboenden och särskilda boenden inom både kommunal och privat verksamhet. Bland användarna är även enheter inom hemsjukvården vanliga samt demensteam, som använder registret som ett verktyg vid konsultuppdrag.
Alla demensdiagnoser inkluderas.
Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och staten har slutit en överenskommelse om att stödja arbetet med Nationella Kvalitetsregister och sedan 2019 tar SKR ut en kostnad ut för kommunernas deltagande i nationella kvalitetsregister, däribland BPSD-registret.
http://www.kvalitetsregister.se/aktuellt/nyheter/kommunernabidrarmedfinansiering.3119.html
Inga övriga kostnader tillkommer när det gäller användningen av registret oavsett hur mycket det används.
Det finns en engångskostnad som är kopplad till administratörs- resp. certifieringsutbildningen på 350:- resp. 5000:- (april 2024) och den kostnaden avser utbildningsmaterial.
Du loggar in till registret genom hemsidan.
Alla inloggningsuppgifter är personliga och består av användarnamn och ett lösenord. Dessa får du av oss efter avslutad utbildning. Du kan därefter välja att koppla ditt SITHS-kort till behörigheten och använda det för att logga in till registret.
För användare som har SITHS-kort så rekommenderar vi er att använda det.
Innan du kan använda ditt SITHS-kort första gången, så måste du registrera kortet och få en bekräftelse av oss att det är klart. Ansökan gör du genom att gå direkt till länken i textrutan på inloggningssidan, fylla i formuläret och skicka iväg din begäran. Så snart vi behandlat denna får du besked om detta via mail och först därefter kan du använda kortet för en smidigare och säkrare inloggning.
Alla inloggningskoder är personliga och får ej användas av någon annan!
För att få registrera in uppgifter i BPSD-registret krävs att man deltagit i administratörsutbildningen.
Vid genomgången innan registreringen behöver även den personal som arbetar närmast vårdtagaren delta i processen runt registreringen dvs. att medverka i bedömningen med hjälp av NPI-skalan, vid analysen, genomgång av läkemedel och i utformandet av bemötandeplan och vårdåtgärder. Det krävs en samverkan mellan olika yrkeskategorier för att få en samlad & komplett bild och för att kunna utforma de åtgärder som behövs och det krävs alltid att någon HSL-personal (sjuksköterska, arbetsterapeut eller fysioterapeut) deltar i alla delarna med att gå igenom och bedöma uppgifterna som skrivs in i registreringen. Ibland skriver man in uppgifterna/gör man registreringen direkt i datorn i samband med att man sitter tillsammans och går igenom alla delarna. Ibland arbetar man med vårt pappersdokument och fyller i uppgifterna i efterhand.
Det är vanligtvis undersköterskan som skriver in alla uppgifterna i registreringen i datorn, men detta bestämmer enheten själv utifrån egna rutiner.
Ja det går bra. Har du inte registrerat på länge rekommenderar vi dig att gå in och träna i utbildningsmiljön tills du känner dig säker. Ta hjälp av manualen för BPSD-registret som du finner under dokument.
Administratörsutbildningen på två hela dagar samt en halvdags uppföljning, krävs för att du ska få arbeta med registret. Efter avslutad utbildning kan du få en personlig inloggning till din enhet.
Vid utbildningen pratar vi grundläggande kunskaper om demenssjukdomar, bemötande och BPSD. Vi informerar om Socialstyrelsens Nationella riktlinjer för demenssjukdomar och om kvalitetsregister och vi går igenom hur registret fungerar både i praktiken och genom träning i datorn. Varje enhet får göra sin egen handlingsplan.
Vid utbildningen vill vi att ett team från respektive enhet medverkar. Teamet ska främst bestå av chef, sjuksköterska och undersköterskor men det är en fördel om även arbetsterapeut, fysioterapeut, demenssjuksköterska, MAS och ev. även läkare deltar.
På registrets inloggningssida finns en länk för glömt lösenord. Klicka på länken för att återställa dina inloggningsuppgifter.
Om det är väldigt länge sedan du var inloggad, kan du behöva kontakta BPSD-registrets support. Du når den genom att maila till bpsd.sus@skane.se
Ja. Har du glömt ditt lösenord kan du själv återställa detta via rutan för Glömt lösenord på registrets inloggningssida.
Du måste logga in minst en gång per år för att behålla dina inloggningsuppgifter aktiva och om du blivit inaktiverad pga att du inte varit inloggad på så länge, så måste du kontakta oss på bpsd.sus@skane.se för att vi ska kunna aktivera dig igen.
Ditt personliga lösenord ska bestå av minst 8 tecken och innehålla minst en stor respektive liten bokstav samt minst en siffra/specialtecken.
På vissa datorer sparas lösenord automatiskt och det spärrar dig då från att skapa ett nytt. Det kan vara så att du måste tömma ditt Cache-minne på datorn. Be din IT-enhet om hjälp.
Om du byter arbetsplats och behöver ny behörighet dit, då vill vi att den nya enhetens chef mailar vår supportmail (bpsd.sus@skane.se) och meddelar oss detta.
Det vi behöver veta är:
– ditt namn & yrkestitel
– din tidigare mailadress
– din tidigare behörighet (kommun/enhet)
– var din nya behörighet ska kopplas (kommun/enhet)
– din nya mailadress
Webbutbildningen kan ses som en kunskapsbank, där man klickar sig fram genom texten. Här kan man skaffa sig information om BPSD-registret och t.ex. öva på patientfall, men också lära sig mer om demenssjukdomar. Utbildningen innehåller både grundläggande och fördjupad fakta om de vanligaste demenssjukdomarna.
Webbutbildningen innehåller ingen kunskapstest och inget intyg ges.
Ja. Detta är för att det ska vara möjligt att ta bort data om någon vill raderas från registret. Om man kodar de som läggs in i systemet kan det finnas en risk att det blir svårt att hitta en enskild individ.
När en person flyttar till en annan enhet eller inte längre ska fortsätta registreras, så måste du ändra personens status på fliken Person inne i registret, från Aktuell till Avslutad.
När en persons status är Avslutad kan den nya enheten själv hämta upp personen genom att göra en Grundregistrering.
Den nya enheten kommer inte kunna se tidigare registreringar, så skriv ut och lämna över personens personregistreringar innan du gör en överflyttning i systemet.
Gör så här:
– Logga in i registret och välj den enhet du arbetar vid/där personen som ska avslutas finns registrerad
– Ta fram personens uppgifter via Personlista uppe i den röda menyraden
– Välj fliken Person
– Klicka på rutan Status
– Ändra från Aktuell till Avslutad
– Spara
NU är personen tillgänglig för andra enheter. Den nya enheten kan dock inte se de registreringar som gjorts på den gamla enheten eftersom historik inte får överföras.
De insatser som en person får inom ramen för socialtjänsten får inte följas upp i ett kvalitetsregister. Det är först efter kontakt med vårdgivare med HSL-ansvar inom den egna organisationen som personen kan inkluderas i ett kvalitetsregister.
Vårdgivare kan ansvara för inrapportering till ett kvalitetsregister och syftet med ett kvalitetsregister ska vara att utveckla och säkra vårdens kvalitet. Har man inte någon kontakt med vårdgivare med HSL-ansvar finns det ingen vård att utveckla och kvalitetssäkra.
Så finns det en person som uppfyller kriterierna för kvalitetsregister men inte har kontakt med vårdgivare med HSL-ansvar kan inte personen inkluderas i ett kvalitetsregister.
Uppfyller man kriterierna för kvalitetsregister och har kontakt med vårdgivare med HSL-ansvar är det inga problem att inkluderas i kvalitetsregister. Dock måste personen informeras enligt gällande regler.
När du ska registrera en person första gången måste du gå till rutan ”Grundregistrering” på huvudsidan och lägga till personen (ej trycka sök).
När du i fortsättningen ska arbeta med uppföljningar på en person så går du till rutan ”Personlista” på huvudsidan.
Tryck gärna ut manualen som du finner under fliken Övrigt/Dokument på hemsidan
Om du loggat in på fel webbläsare kan det gå att komma så långt som till att fylla i personnumret; här tar det stopp och markören flyttar sig inte.
När du trycker signera öppnas ett nytt fönster på skärmen. I fönstret finns personregistreringen och denna skriver du ut som ett vanligt pdf:at dokument.
Hur du gör beror på vilken version av webbläsare du använder; antingen uppe i Arkivmenyn och välj skriv ut eller så drar du muspekaren längst ner på dokumentet och då öppnas en liten grå ruta. Ett annat alternativ är att högerklicka på musen och därigenom nå skriv ut-funktionen.
Om det är första gången du ska skriva ut personskattningen från aktuell dator, kommer denna att fråga om du vill tillåta pop-up fönster. (En tunn gul list öppnas antingen upptill eller längst ner på skärmen) Om du högerklickar i den gula listen och klickar tillåt alltid, så slipper du detta i fortsättningen.
Observera att datorn måste ha programmet Adobe reader installerat för att kunna läsa pdf:ade dokument.
De enda som kan se gjorda registreringar är de som har inloggning till samma enhet som du.
Om en person flyttar till en ny enhet kan de inte se dina tidigare registreringar, därför är det viktigt att du lämnar över de utskrivna personskattningarna.
Registret når du via hemsidan så det krävs internetanslutning.
Registret fungerar med Edge och Google Chrome och du behöver ha Adobe Reader för att kunna skriva ut personregistreringar, rapporter och statistik, vilka skrivs ut som pdf.
Data lagras på en central server på RC Syd (Registercentrum Syd) som har en mångårig erfarenhet av att driva kvalitetsregister. De har hjälpt till i uppbyggnaden av registret och borgar för en säker hantering av data.
Varje vårdgivare (landsting, region kommun eller privat vårdgivare) ska ha riktlinjer och rutiner för hur informationshanteringen ska ske för personer med skyddad identitet. Om respektive kvalitetsregistren skulle ta fram sådana rutiner finns det en uppenbar risk att en vårdgivare skulle behöva följa olika rutiner för olika register. Därtill är det alltid respektive vårdgivare som ansvarar för personuppgiftshanteringen vid inrapportering till kvalitetsregister. Kansliet för nationella kvalitetsregister har dock följande inställning.
Skyddad identitet är ett samlingsbegrepp för fingerade personuppgifter, kvarskrivning och sekretessmakering, tre grupper med olika hotbilder.
Personalen vet förmodligen sällan om en person har fingerade personuppgifter. Det finns en liten risk för att uppgifterna i ett kvalitetsregister är så specifika alternativt att patienten är så pass unik att det går att knyta gamla uppgifter i registret till den nya identiteten. Därför måste alla individer som är aktuell för ett kvalitetsregister informeras om registret och sin rätt att säga nej till registrering, vilket även är ett lagkrav.
Personer som är kvarskrivna har kvar samma personnummer men bor på hemlig ort (hotbilden är hög). Vid journalföring av dessa individer ska vårdgivaren ha rutiner och vanligtvis användas inte utpekande personuppgifter (namn, personnummer) utan istället används reservnummer. För dessa individer är det olämpligt att rapportera utpekande personuppgifter till kvalitetsregistret, fastän det troligen medför ett bortfall på dessa individer.
Orsaken till att individer har en sekretessmarkeringar är väldigt varierande, varmed vissa säkert kan tänka sig vara med i ett kvalitetsregister medan det är olämpligt och otänkbart för andra. Vårdgivaren ska ha rutiner för hur information ska hanteras för dessa individer, vanligt förekommande är att enbart personnummer hanteras och att övriga kontaktuppgifter utelämnas. Vårdgivaren ett stort ansvar för att rutinen efterlevs så att individer inte utsätts för risk.
För de fall ett kvalitetsregister prenumerera på adresser direkt från skatteverket genom avisering så måste registret ha rutiner för hur de ska hantera sekretessmarkeringar i kvalitetsregistret.